システムや仕組みの変更はISOマネジメントシステムの変更管理の要求事項が活用できる。

2018年5月13日ISO

組織の仕組みや運用方法の変更、業務上のやり方の変更、ITのシステムの変更や新規導入　等の様々な変更に関して、どのような対応をすべきなのか、ISO９００１の品質マネジメントシステムを新規取得または運用している組織の経営者の皆さんにお伝えします。

ISO9001の要求事項には変更に関する要求事項が４つあります。

① 6節「計画」の中の6.3「変更の計画」

② 8.2「製品及びサービスに関する要求事項」の中の8.2.4「製品及びサービスに関する要求事項の変更」

③ 8.3「製品及びサービスの設計・開発」の8.3.6「設計・開発の変更」

④ 8.5「製造及びサービス提供」の8.5.6「変更の管理」

6.3の「変更の計画」では、変更に際して、顧客に迷惑をかけずに組織内で計画的にスムーズに移行できるようにということになります。

8.2.4の「製品及びサービスに関する要求事項の変更」では、変更となった場合にその文書化した情報の変更と関係者にその内容を理解させることを要求しています。

設計や開発のプロセスは、変更がつきものであり、設計や開発の遅れや変更内容がしっかりレビューされずにその後の製品やサービスが要求事項を満たさないリスクにさらされます。

8.3.6「設計・開発の変更」は、その変更に関する管理の方法を決めて、変更内容とそのレビューの結果や変更を許可した責任者、様々なリスクに対する対処を文書化して保持する（記録）ことを求めています。

8.5.6の「変更管理」は、自社内の製造やサービスを提供する仕組み（システム）が変更されても、引き続き要求事項を満たすことができるよう管理の方法を確立して運用することを求めています。

この要求も、変更があった際の、変更内容やそのレビューの結果、変更を許可した責任者やその取られた処置について記録することも示されています。

今迄、認証取得の際の数十社以上の中小企業のマネジメントシステムの構築を支援しましたが、どこも変更に関する取り決めや手順はありませんでした。

以前、勤めていたメーカー系の企業で、新たなコンピューターシステムを導入した際に、いつから導入するということと簡単な操作方法の説明がありましたが、導入当初からトラブル続きでしばらく、全社員が遅くまで残業せざるを得なかった経験があります。

その時は、もっと様々な事態を想定して予め対応可能なこともあったのではと感じたものでした。

予めの対応が厳しいのであれば、このような変更についてどのように対応したのか記録を取っている組織は殆どないと思います。

そのような記録があれば、変更や新規の取り組みに対する手順は策定することが可能になるのですが。

頻繁に変更もあまりなく、また社員の顔ぶれも変わったりということもあり、中小企業ではそのような風土がなかなか作れないし、そのようなことまで考えられなかったということだと思っています。

あるメガバンクでは合併後のシステム統合に失敗して利用者に多大な損害を被った事例が発生しています。

やはり、システムや仕組みの変更が顧客に迷惑をかけると信頼の失墜につながり事業上に悪影響を及ぼすことは十分に考えられます。

今回のISOのマネジメントシステムの要求事項には、組織の課題とリスクや機会を特定して、それらについて必要に応じて取り組みを計画することが述べられています。

この要求事項を活用して、新規での取り組みや変更する場合にリスクを調査する仕組みを作って、その中でしっかりと話し合って取り組む運用を定着させるべきです。

その対応が全社で定着することで、かりにリスクが発生してもその影響を少なく抑えることは可能になり、個人の能力だけでなく組織としての力もアップします。

リスクとその対応を経営者だけではなく、関係者にも考えさせ、取り組む。（最終決断は当然経営者ですが）

そう、これはリスクマネジメントそのものです。

何より、そのリスクに対する管理が組織に整備され、定着していることは顧客に対するアピールとなり信用を高めると共に、同業他社との差別化につながります。

組織の力をつけて、持続可能な成長に是非ISOのマネジメントシステムを活用して下さい。