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ISOマネジメントシステムの運用は経営者が率先して関与すればもっと良くなる

2018年2月13日ISO

「ISOを取得してもなかなか効果が実感できない」、「どのように運用すればうまくいくのかわからない」ということをよくお聞きします。なぜ、うまくいかないのか、何をすればいいのかを中小企業の経営者、管理者の皆さんにお伝えしたいと思います。

目次:

  1. ISOのマネジメントシステムを取得した背景
  2. ISOマネジメントシステムの認証を取得してもうまくいっていないのは何故か
  3. 経営者がやるべきこと
  4. ISOのマネジメントシステムの運用でまず取り組んでほしい2つの事

1.ISOのマネジメントシステムの認証を取得した背景

最初は、ISOとは何かをあまり知らないまま、取引先の要求や市場の動き等、どちらかと言えば外的な要因で取り組んだ企業はかなり多いと思います。

大抵は、コンサルタントにISOのマネジメントシステム(品質、環境 等)のマニュアルを作ってもらい、運用の支援を受けたところが多いと思います。

中には、これを機会に組織化をしていこうとして主体的に体制を整えて進めたところもありますが、それはかなり少数であり、受け身に廻って取り組んでしまった企業・組織が殆どではないかと思います。

また、経営者の中には、ISOの認証を取りさえすれば、会社が良くなると簡単に考えていた方もいらしたと思います。

そう、登録証があればうまくいく、それさえあればいいと本音で思っている企業・組織は数多いと思います。

2.ISOマネジメントシステムの認証を取得してもうまくいっていないのは何故か

それには、主に3つのケースがあります。

①    経営者の関与がないケース

審査でトップインタビューをしても毎回トップが来られない企業があります。組織によって社長が必ずしもトップマネジメントとは限らないのですが、ここでいうのは組織のトップにあたる人が出てこないということです。

ISOのマネジメントシステムでいう管理責任者やナンバー2もしくはナンバー3にあたる人に運用を全て任せていることが多いです。

そのナンバー2もしくはナンバー3がいる間はうまくやっているように見えますが、その方が配置転換になったり、退職をしますと運用はガタガタになります。

トップが関わっていないということは、社員も当然関心を持たなくなります。そうなると運用がカタチだけになります。審査直前に書類の作成をするという、業務にも活用されない何も意味がないものになります。

②    経営者の思いや考えが社内に伝わっていない場合

ISOのマネジメントシステムを使って組織に活用したいと思っている経営者の方は、それなりにいると思います。

ただ、積極的に発信しないことや社長が業務の殆どを仕切らざるを得ない状況下で社員が指示されたことだけに取り組むという状態になっている場合や、目の前にある仕事で精一杯となっている社員に話しても効果がでないと決めつけてしまい、発信しない事例もあるのではと思います。

③    一部の方々での運用を余儀なくされる場合

認証取得の取り組みを始めた時期には、社員への説明や教育は行われていたと思います。

ただ、全員を巻き込むまでに至らず、審査への対応もありやむなく管理責任者を中心に一部の人たちで、記録の作成・整理を行い、日常の業務に活かされない全く別なシステムとして運用を続けている企業・組織はかなり多いと思います。他の部門との連携もあまりなく他の部門からすると他人事になっています。

どうしても日常業務と直接関係ない書類を作らなければという認識を持ってしまい、現場の人たちには本業に役に立たない事をして時間をかけていられないという思いが浸透しているのではと感じています。

3.経営者がやるべきこと

当たり前のことですが中小企業の経営は、当然経営者次第であり、ISOのマネジメントシステムについて経営に役立つ道具として使っていこうとするかは経営者次第です。

・経営者の決意を語る

例えば創業○周年、中期計画を新規に作成する、新社屋に移転する 等、何かのきっかけを作って、社長が経営にこのISOマネジメントシステムを活用していくことを話すことが必須です。何かきっかけがあったほうが取り組みやすいです。

それも1回だけでなく、都度何回も言い続けることが必要です。最初は全然手応えがないでしょうが、言い続けることで社員の意識に訴えていくことで少しづづ共感してくれる社員を増やしていくことです。響かない方もいますが、めげずにいきましょう。

こういう組織を創りたい、職場の環境をもっと良くしたい という社長の想いを定期的に語り続けてて下さい。

4.ISOのマネジメントシステムの運用でまず取り組んで欲しい2つの事

そうなると具体的に何から手をつけるかということになります。考えていくだけで、教育の実施、文書の整備・見直し、体制・職務分掌の見直し、目標と達成計画の見直し、職場環境の改善 等、いろいろなことが出てきます。

でも、それらにそれぞれ一挙に手をつけるというのは現実的でないと思います。

そこで次の2つに特化した運用を提案します。

①データを活用して計画・予定について振り返りの方法を決めて行うこと

不良品数、不良率、工事評価点、顧客満足度、プロジェクトごとの粗利額・粗利率の結果 等 様々なデータをまとめている数多くの企業・組織を見てきました。

必要なデータを収集して解析した内容から、不良品を減らす効果的な取り組みをしている企業もありましたが、少数でした。

殆どの企業では、収集した数値化したデータを表にまとめて一覧にしたり、グラフ化したりするのですが、一体何を目的にデータを使おうとしているのかが明確でないため、、それ以降何をするのか示していない事例をたくさんみてきました。

例えば、プロジェクトが終了後に当初計画した粗利額が達成したかしないのかという観点のみでの報告で、それ以降の原因の追究も殆どなく、対策も会議体の中で「~に気をつけましょう」というレベルの報告を審査でよく見ました。

それでは、何のためにデータをまとめたのか意味がありません。それこそISOの審査のために作成した資料で、業務には殆ど使われない本末転倒な事になってしまっています。

ISOに取り掛かる前までは、そのような事をしなくても成り立っていたし、重要視されていなかったと思います。

また、プロジェクトが終了後に振り返りをしていても、その内容が残されていないということも聞きました。

それでは、折角いろんなことを経験したのに、社内で共有されずに何も残らないことになります。勿体ないです。

その原因として組織にとって何が欲しい成果なのかが社内ではっきりしていないことが大きいと思います。人の主観的な見方はあてになりませんし、それだけに基づいた判断は例えば売上や受注した結果が達成したかしないかだけでなく、それらに至る振り返り項目を明確にして、何のデータを収集して(インプットして)、何をアウトプットしていくのかを決めていく事が必要です。

例えば売上や受注した結果が達成したかしないかだけでなく、それらに至る振り返り項目を明確にして、何のデータを収集して(インプットして)、何をアウトプットしていくのかを決めていく事が必要です。

週ごとの訪問件数、訪問先でキーマンに話しをした件数、週ごとの見積書の提出数 等、いろいろな観点で振り返りをするポイントがあるはずです。

このような客観的なデータで、何が良くなって、何が弱いのかをみんなで共有して、対策をとっていくことは重要です。

②社内の意思疎通、情報共用できる仕組みを作ること

振り返りの時にも話しましたが、社内で情報の交換と共有は最も重要なことです。

それぞれの会議体やミーティングでは、開催する目的と何をゴールとするのか、開始する時に明示して下さい。

先輩や上司が後輩・部下の意見を引き出す、話しやすい状況を作るようにして下さい。

なぜ、これを取り上げたかというと、メンバーの考えている事や人となりを知って仕事をすることが目標を達成するための近道だからです。

簡単ではありませんが、地道に話しやすい雰囲気、風土を作ることは、目的に向かって一丸となって取り組めることが容易になり、組織を目標達成に向かう原動力となるからです。

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