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ISOマネジメントシステムに取り組むことは、組織を創って進化すること

2018年2月14日ISO

ISOの認証取得にあたって会社の組織化を目指す経営者の皆さんにお伝えします。また、認証取得後に組織として機能していないとお悩みの経営者の方々も是非ご一読下さい。

目次

目次:

  1. 目指すことは、社長がいなくてもしっかりと運営されていることだ。

  2. ISOマネジメントシステムの要求事項は、どのようにして組織を創っていくのかを示している

  3. 目指す組織になるには、社員に納得してもらい進める必要がある。

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1.目指すことは、社長がいなくてもしっかりと運営されていることだ。

中小企業の規模でそこまで目指すのかという意見もありますが、日常の仕事は社員に任せて、将来に向けた戦略の立案と全体を見渡して必要な手を打つことができるようにしておくべきです。

目の前にある仕事に忙殺され、何をするにしても、社長に全て伺わないと決められない企業は山ほどあるでしょう。

人数が少なく何とか目が行き届く範疇であればいいのですが、徐々に人数も増えてくると、

そうもいかなくなります。

目標の達成に向けて権限を与え、責任の所在もはっきりさせることで、社員もどこまで任せられているのかがはっきりし、自覚を促し、やりがいも出てきます。

何でもかんでも社長に聞かないと前に進まないことが常態化すると、言われた事しかやらなくなるといった弊害も出てきますし、人も組織も成長しません。

ただ、一挙に責任を与えるのではなく、対象となる人の成長や社内の状況を見極めながら進めていくことが現実的だと思います。

個人商店から組織になるということは、制度や仕組みを作るだけでなく、このように人の成長と関連していきます。

 

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2.ISOマネジメントシステムの要求事項は、どのようにして組織を創っていくのかを示している

ISO9001の品質マネジメントシステムでは、次の要求事項があります。

4.1 組織の状況

4.2 利害関係者のニーズ及び期待

5.1 リーダーシップ及びコミットメント

5.2 方針

5.3 組織の役割、責任及び権限

6.1 リスク及び機会への取り組み

6.2 品質目標及びそれを達成するための計画策定

6.3 変更の計画

7.1 資源

7.2  力量

7.3 認識

7.4 コミュニケーション

7.5 文書化した情報

9.3 マネジメントレビュー

上記の要求事項を紐解くと、組織をつくるために必要なことが網羅されています。

簡単に流れを確認していきます。

<マネジメントシステムの進め方の流れ>

1.マネジメントシステムを採用してどのような組織を目指すのかを明確にする(既に理念や社是でまとめられているのであればそれらが該当)

2.利害関係者が当社に求めていることをまとめる

3.上記を踏まえ、組織の内部と外部の課題(既に顕在化していること)を洗い出す

4.並行して将来のリスク(有害な影響)と機会(有益な影響)について洗い出す

5.上記で洗い出したことは、組織の計画としてまとめる

6.上記の取り組みを踏まえ、組織の品質方針の設定、部門ごとの品質目標の設定、目標達成計画を作  成する

7.目標を達成するための、体制を整え、役割、責任を明確にして周知する

8.業務を進めるために必要な文書(マニュアル、手順書)を作成する

9.必要なインフラの管理、職場環境の運営方法、コミュニケーション手段の決定

10.社員への教育訓練を実施する。(会社の方針、計画とマニュアル/手順書 等)

11.運用

12.頻度を決めて必要事項をレビューして変化していないかを確認する

13.レビューの結果、変化に応じて計画を変更する

5で示した「組織の計画」は、まず2~4で書いていることを洗い出してみることから始めて下さい。

利害関係者のところは、社員のニーズ・期待については一括りにするのでなく、階層ごとに特定して下さい。

階層ごとでニーズや期待は異なります。経営層と一般社員では、当然のごとく変わってきます。

洗い出した事は、当然今迄経営者の頭の中にあったことをアウトプットしたはずなので、今後戦略を練っていく上でも一旦振り返って考えることになり、有用な時間になると思います。なかなか振り返る時間もないと思うので是非取り組んでみてください。

できれば、その洗い出した内容を「フレームワーク」を使って整理してまとめることをお勧めします。中小企業では、そのようなことをまとめたり、中期計画を作成するとことは非常に少ないです。

全体を見渡して今後どう進めるのかということを計画して、社員にも周知して実行してレビューすることを通じて、PDCAサイクルを定着させていきます。

規格要求では、「中期計画」や「事業計画」等を作成することを求めていません。上記のことは自主的な取り組みになります。

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3.目指す組織になるには、社員に納得してもらい進める必要がある。

フローでも書きましたが、目標を達成するための枠組みを作っただけでは十分でありません。その内容を社員に理解してもらわないと今迄と何ら変わりありません。

教育訓練を行わなければいけません。その件につきましては、「ISOマネジメントシステムの教育訓練の3つのポイント」を参照ください。

組織になるということは、チームとして活動することです。属人的に進めてきた作業を誰でも出来るようにすることや、チーム内のメンバーがそれぞれの役割と責任を認識し、情報を皆で共有して意思の疎通を深めて更に効率的、効果的に進めていくことです。

今迄の経験からISOを導入する際に、「何故取り組むのか」、「なぜ必要なのか」、「取り組むとどうなるのか」ということを最初の時期だけ実施しただけで、以降実施していない企業・組織が殆どでした。

その結果として、一部の方々でISOのマネジメントシステムの運用が行われ、審査の対応に大半を注ぎ、効果的に取り組まれていない事例をたくさんみてきました。

短期間での認証取得や、認証を取ることが優先され社員への啓発や教育が疎かにされたこと等、様々な背景があるかと思います。

ISOに限らず、何か新しい事を始めた際にうまくいかないのはここにポイントがあります。

 

 

組織として機能させるには、この取り組みを継続して、社員一人一人が腹落ちするまで出来るかだと思います。

経営者が目指す組織になるには、時間がかかります。すぐに結果を求めようとしても社員がついていけません。この変化に対応するには、経営者の姿勢を伝え続け、しっかりと意思疎通をとっていくことです。

長期スパンでの視点が必要不可欠です。

 

組織になっていくという事は、社員としっかりと向き合ってその意見や意思を取り入れて社員だけでなく組織も進化させていくことです。

 

時間がかかって成果もでるかどうかもわからないと感じた方も多いと思います。

ただ、一つだけ問いたいです。「今のままでいいですか?」と。

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