人手不足に対応するために、前回3つの取り組みの必要性をお話ししました。
一つには誰が行っても同じ事ができるようにすることと、急な退職や休みにも対応できるようにすること。
二つめは入社してもすぐ戦力になれるよう、教育・指導にあまり手間をかけなくてもできるようにすること。
三つめは新入社員へのサポートを行い、入社して早期の退職を防ぐようにすること。
まず、一つめから考えていきます。「うちは誰かが休んでも複数で出来るようにしているから大丈夫だ」というお話しをよく聞きます。その取り組みは必要ですし、それなりの対応だと思います。それでは、ここで対策は十分だと思ってそれで留まるのか、それとも更に対策をとるのかで大きな違いが出てきます。それは。それぞれの作業がその従事している人のみのノウハウかそれともノウハウが正しくアウトプットされて担当者以外にもわかるようになっているかどうかです。単純な作業ならまだしも、そうでないものがそれなりにあるのではないでしょうか。私も様々な組織に伺った際に、それぞれ行っていることが業務を継続するために高度なことを当たり前にやられていました。
担当者は、それ自体の重要さに無頓着になっており、身近に何気なくやっている事が大切で重要なノウハウであるとの認識が殆ど無いです。これまで滞りなくやっているのでそのままになっていることが大半です。
でも、新たに入社した人の視点で考えるとどうでしょうか。そうです。覚えるためにそこにいる人に聞いてやるしかないのです。人によってやり方がまちまちで何が正しいのかわからない。そうするとその中で自分にあったやり方を見つけるしかなくなります。それでいいのでしょうか。
まず。業務ごとに仕事の進め方について見える化することをお勧めします。この事自体は、何ら新しい事ではないのですが、仕事の流れに従って今どのようにして仕事が行われているのか、整理している組織は正直少ないです。また、手順書やマニュアルがあっても全然改訂されなくて使われていない事例もたくさんあります。これでは、何のために作成したのかわかりません。次回は、見える化についてもっと突っ込んでみたいと思います。
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櫻田 一展（さくらだ いちのぶ）
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