ここ数年で、マネジメントシステムの運用の見直しのご相談が多くなってきています。これには、適用範囲の見直し、認証規格の追加による統合マネジメントシステムの構築・運用、管理者のリタイアによる再構築　等、様々なケースがあります。

そのような支援で、弊社がお客様と一緒になって実践している事例をお伝えします。これは、本当に基本的なことです。

マネジメントシステムを使って実現したいことは何か

我々が、最初にクライアントに問うのはこれです。すぐに具体的にこちらにわかりやすく話してくださるところもあれば、効率的に運用したいと問いからずれた回答をするところ等、様々です。

最初からしっかりと答えられる組織は少ないです。そのような場合は、組織の課題やリスク、利害関係者の要求を洗い出す際に、話しをお聞きしながら、実現したいことは何なのかを探っていきます。

4.1の要求事項は、「組織は、組織の目的及び戦略的な方向性に関連し、かつ、その○○マネジメントシステムの意図した結果を達成する組織の能力に影響を与える、外部及び内部の課題を明確にしなければならない。」とあります。

ここでは、単に組織の課題を明確にしなさいと要求しているのではなく、「組織の目的、戦略的方向性に関連し」と示しており、まず明確にして欲しいのは、実現したいことは何かで、それについて現状の組織の課題を明確にしていくのが一般的なはずです。

ところが、大抵の組織ではマネジメントシステムのマニュアルに一般的な当たり障りないことしか書いてなく、これが本当にこの組織の課題なのかと思うのを数多くみてきました。

ですが、なかなか組織の目的だ、戦略だといっても、殆どアウトプットをしてこなかった組織にすぐに言語化してくださいと話してもなかなか出てこないのは仕方ありません。

弊社では、経営者の方針の文書や経営者及び事務局の皆さんからお聞きした課題やリスクの内容から実現したいことは何かを一緒に導き出しています。

自分たちで何をするのかを決められるようにする

一番わかりやすいのが、経営者が認証を取得している品質、環境、労働安全衛生、情報セキュリティのマネジメントシステムのそれぞれの方針や事業計画の中で、何を目指そうとしているのかが言語化されていると、そこからの展開が容易です。

もし、それが抽象的すぎてどうしようもない場合は、経営者へのインタビューもしくはその他の経営層や事務局に解決したい事や顧客を始めとする外部から要求されていること　等を確認し、その上でいったん社内で協議をして何をしたいのかを２つから３つ程度の文章にして次回まで提出してもらっています。

上記で導きだした文章をもとに、再度課題や外部の利害関係者からの要求、リスク　等を確認し整合していることを確認した後は、それらの文章との関連を踏まえて具体的に何をするのかを箇条書きでアウトプットしてもらいます。その箇条書きした事には、担当者、期限、可能な限り数値化して指標を設定し、自然と達成計画の策定をしていきます。

このように、それぞれの組織にとって現状と将来をみつめて達成したい成果を得るためにやらなければいけない事、解決したいことと一致した取組みにしないと意味がありません。

インフィニットは、最初にそこを明確にし、クライアントと合意した上で進めていきます。このような話し合いをしっかりして、目標の設定と達成計画を作成した会社はこれまで殆ど見かけませんでしたが、どんな組織でもできます。

マネジメントシステムの目標の設定を始めとする運用について何とかしたいと思っている経営者や事務局の皆さんには、是非、一度体験していただければ実感できると思います。お問い合わせください。