ISOのマネジメントシステムでデータ分析について知りたいという経営者や管理者の方にお伝えします。

中小企業でデータを有効活用しているところは少ない

ISO9001:2015の「9.1.3　分析及び評価」では、適切なデータを収集して分析し、評価することを求めています。

ただ、どのようなデータを分析・評価するのかは、規格特有のわかりにくさ満載の文面なので説明したいと思います。

やはり、企業が求めている成果が明確なのかどうかだと思います。

もちろん売上、利益等の会計データでも構いませんが、数字を月別や商品別の一覧にしているだけで分析していると勘違いしている企業が多いのも事実です。

製造業の会社は、QC7つ道具を始めとするのデータの解析についてのベースがあり、他の業種と比べると活用が進んでいます。

建設業では、製造業と同様に品質管理に関するデータの解析をしているところもありますが、殆ど活用しているといえません。例えば、工事評価点を現場ごとに項目別に一覧にしているだけに留まっている事例をよくみかけます。

このことは、ISOの規格要求事項に振り回されているだけで、データをどのように活用するかという観点が抜け落ちています。

このように、データの活用についても業種によって開きがあります。

データを分析する目的は明確か

何の商品が売れているのを知りたいだけなら、商品別の売上を一覧にしたり、棒グラフや円グラフで示すこともあると思います。

でも、企業が進化していくこと過程で、少なくともそのデータから何を知りたいのか読み取りたいというのがまっとうではないでしょうか。

それには必要なデータを集め、どのようなやり方で分析するのかを試行錯誤し、知りたい事を追跡していくことは、ただ勘や経験だけではどうにもならないことを数字は容赦なく示してきますし、新たな発見があることも事実です。

なぜ、同じ事象の不良が発生するのか、なぜ売れないのか、利益が出せないことは何なのか、それを突き詰めて真の原因を特定し、対策を打って成果が出た時は、ガッツポーズです。

以前所属していた会社で自分は、メーカーでルート営業をしていました。

定期的に取引先の責任者に製品別の売上データを示しながら、月々の販売促進策を提示し協議しながら実績を積み重ねていきました。

やみくもにこちらが販売したい製品を売ろうとするのではなく、市場を見ながら、どうしたら効果的にユーザーに販売できるのかを取引先とデータに基づきながら取り組めたことが良かったのだと思います。

データの分析・評価の結果は、社内で共有して活用する仕組みをつくること

ISOのマネジメントシステムでは、データの収集・分析・評価を通じた活用から成果を求める取り組みが求められています。

それぞれの企業において、重要視している様々な指標があると思います。まずその指標に関連したデータの収集はしていると思うので、そのデータから何を見ているのか、どのようにして傾向を把握しているのか、実際に行っていることを確認して下さい。

その際は、いつ、誰が、何を目的に、収集するデータを明確にし、どのようにして分析して、何の場で活用するのかを仕組みとして確立し、運用を行って下さい。

それには、社内でそれぞれ担当を決めて、必要なデータを収集してそのデータを基に話し合ってよかった要因や達成できなかった要因を話し合っていくことから始めてみる事も一つです。

この場で出た意見について、フレームワークを使って整理し、まとめていくことは、データの分析・評価に値します。

始めは定性的に文章のみでまとめてもいいです。徐々にフレームワークを使っていくことが現実的です。

このことは、社内コミュニケーションを深めていくことにもつながります。

分析するスキルがある特定の人だけで分析していることをよく見かけます。でも全員で分析・評価の結果を共有して活用しないと意味がありません。分析・評価したことをまとめるのが目的になってしまったらそれこそ本末転倒です。

関係者全員で分析・評価することでそれぞれが自分事として進める事。それが大変だけど一番の近道です。それをはずさないでいけるかどうかで、その後の成果は全然違います。