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ISOマネジメントシステムは、目標管理にしっかり取り組んでいれば成果が得られる

2018年2月21日ISO

ISOのマネジメントシステムを使って、目標(指標)の設定の仕方、目標を達成するための計画の作成と進捗の確認を具体的にどのように実施していくのかお悩みの経営者の皆様にお伝えします。

 

目次:

1.皆さんの会社の目的は何か、確認しましょう。

2.目標の設定には、「何が課題か」、「何が求められているのか」をはっきりさせないと始まらない

3.求める成果を上げるためには、社員のニーズと期待を階層別に洗い出すことで、何をするのか見えてくる。

4.成果を出すためには、計画を作って、実行したことを振り返って、対策を決めるという仕組み作って徹底するしかない。

 

経営者の皆さんは、何でISOマネジメントシステムに取り組むのかというと、シンプルに業績を上げるためだと思っています。(登録証だけ欲しいというところは論外です)

そのために、品質や環境、労働安全衛生 等の観点で何をするべきかをそれぞれの規格要求事項に沿って組織を創って、設定した目標を達成するシステムを運用していきます。(ゼロから独自で考えるより、時間はかなり短縮されます)

そもそもマネジメントシステムは、目標を達成するためのシステムなのですから、その内容を有効活用しないともったいないです。

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1.皆さんの会社の目的は何か、確認しましょう。

ISOの各マネジメントシステム(品質、環境、労働安全衛生、情報セキュリティ 等)では、4項の「組織の状況」において、目標を設定する前に、組織の目的と求める結果が得られるために現状の組織の能力に関して課題(内部、外部)を明確にすることと、組織を取り巻く利害関係者のニーズ及び期待を明確にすることを求めています。

この意図は、皆さんの事業の目的・目標の達成に役に立つシステムにすることにつきます。

折角だから、この要求事項を活用しましょう。

皆さんの会社の目的は何でしょうか?例えば、経営理念や経営方針、社是に書かれているなら、そこに書かれている目指す組織に対して課題が何かということになります。

もし、経営理念や経営方針、社是がないのであれば、目指す組織の在り方を明確にして下さい。これを機会に理念や社是を策定することもお勧めします。

 

2.目標の設定には、「何が課題か」、「何が求められているのか」をはっきりさせないと始まらない

目指す組織の姿や欲しい成果に対して、現状どのような課題があるのか外部と内部の視点で洗い出して下さい。

まず、外部の視点からみると市場の中で皆様の会社は、今まで同業他社と比べどんなポジションにあり、何が強みで何が弱いのかというザクっとした観点でもいいので洗い出してみてください。

例えば、内部の視点では「人手不足」ということが出てくるとします。そうすると、どんなところで特に人手不足なのか、なにが背景にあるのか 等をもっと深堀して、具体的に課題を特定して下さい。

漠然としたことや頭の中で考えたことを紙でもタブレットでもいいので、アウトプットするだけで新たな発見があるかもしれません。

また、外部の視点では、「同業他社との競争が激しく利益がなかなか出せないこと」を取り上げたとします。そうなると、価格競争に巻き込まれている要因を特定して、これも具体的な中身にしていきます。

ここでは、組織の課題やリスク/機会、利害関係者のニーズ/期待 等からが何をしたらいいのかという事を明確にしていくことが求められていますが、全ては成果を上げるために何をするのかを明確にすることです。

このことは、社内で話し合ってもいいですし、経営者の皆さんの頭の中にあるものを自身でアウトプットするかどちらでも構いません。

折角の機会なので、SWOT分析(内部の強み/弱み、外部の脅威/機会)、3C分析(顧客、競合、自社)等のフレームワークを使用しながらまとめることもできます。

いろいろと試して下さい。

 

3.求める成果を上げるためには、社員のニーズと期待を階層別に洗い出すことで、何をするのか見えてくる。

利害関係者のニーズ及び期待については、まず取り巻く利害関係者を特定して下さい。

重要な利害関係者に絞って構いません。

「顧客」はもちろんですが、「社員」、「外部業者(下請、商社 等)」は最低でも押さえて下さい。後は、業界や業種に応じて必要な利害関係者を取り上げて下さい。ただ、あまり細かく特定することはお勧めしません。

顧客や外部業者の要求は、大体想像つくと思います。

社員については「経営層」、「中堅の管理層」、「一般の社員」と階層ごとに分けてニーズと期待を洗い出すことをお勧めします。

それぞれ求めていることは違います。

経営層は製品やサービスの価値を上げてすこしでも優位に事業を進めていくこと、すなわち自社の製品・サービスの価値を更に向上させることを求めています。

中堅管理層は、計画通りに予算(売上・利益 等)を常に達成できるようにしていくために何をしたらいいのかということを求めています。

一般の社員は、より働きやすい仕組みや環境を作って、能力を発揮して給料をあげていきたい、公私ともに充実させたい 等ということを思っていると思います。

欲しい成果に対して、それぞれ異なるニーズや期待をもとに組織は何に応えていて、何に応えられていないのか、そして何から手を付けたらいいのかをまとめることが出来ます。

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4.成果を出すためには、計画を作って、実行したことを振り返って、対策を決めるという仕組み作って徹底するしかない。

重要なのは、課題やニーズから何をするのかを決めていくことです。

まず、課題やニーズの中で取り組みたい事をリストにして優先順位を決めて下さい。順位の高い項目ごとに関連した指標(数値化したもの)を設定して下さい。それが目標となります。

あとは、設定した数値化した指標に対して取り組み事項、担当者、期限 等を書いていきます。

要するに計画を作るということです。

組織にしていくということの一つは、関係者で計画して実行したことを振り返り、対応を決めることです。

よく、「うちはチェックとアクションが弱いです。」という事を話す企業があります。

それは、目標を達成するために何をするのかがはっきりと計画に落とし込んでいないないからです。

よく拝見するのは、「毎月会議をする」とか、「週〇件巡回する」とか等、とにかく目標の達成と脈絡がない内容がそのまま組織の計画になっていている事例を中小企業では多くみかけます。

本来ですと、その内容を経営層がチェックして、達成できる計画として作り上げ、チェックする頻度を決めて、その後の対策について具体的に何をするのかを計画に反映する仕組み(計画書の様式)を作ることが必要です。

計画の中身を更に良くしていくということをするだけで、組織内で何をするのか明確になり、達成に向けて皆で一致して取り組めるようになります。

それを皆さんのISOマネジメントシステムに組み込むのです。

ただ、最初からしっかりとした内容で作成できないと思います。何度もその事を繰り返してレベルアップをしていくしかありません。

また、仕組みだけを作っても、魂をいれないと書類の作成だけが目的となる本末転倒なものになります。

やったことに対して、しっかりと振り返り、何が出来て何が出来ていなかったのかということをただ、結果(実績)からだけ見るのではなく、結果を出すために何をしたのか、出来なかったのかを確認します。

そこから今後何をすべきかを話し合い、共有し、皆で決めたことをやってみるということを繰り返していくことです。

そうなんです。徹底するしかないんです。!!

 

 

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