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社員を決めつけず、成長を支援するには

2019年3月25日お知らせ

社内でのコミュニケーションが必要最低限にしか取られていない、もしくはあまり取られていない事にこれからの組織運営に危機感を持っている、経営者、管理者の皆さんと考えていきます。

組織内で社員に対する固定観念を変えようとすることができるか?

人数や部署も多い大手企業に対して、中小企業では組織内の異動は殆どなく、役割も固定化しているケースが多いと思います。仮にある社員が組織で求められていることが出来ていない場合、その社員にはレッテルのようなものが貼られていることが多く、一度作られた見方はなかなか変えられません。

でも中小企業では、そのような人についてもホンネでは戦力となって組織に貢献して欲しいと思っています。そのためにも、業務上での助言、客観的な視点で意見をする、励ましたり褒めたり、時には毅然として言うべき事を話す、注意をする等、様々な対応が中間管理職には求められます。

私は、今までのコンサルや審査を通じて、自然に染みついた事があります。それは、「人を決めつけない」ということです。これは、プロジェクトや業務を進めていく上で、この人はこういう人だと決めつけてしまうと、それ以上の事を望まなくなり、物事を頼むこともなくなったりすることが出てしまうからです。

このようなことは、その人の成長の機会も奪うことになり、プロジェクトや業務を進める上でプラスになりません。とは言え、部門にはベテランから若手までさまざまな世代がいて、いままで経験して培ってきたことや個性も異なる方々の集合体で、年上の部下も配属されているケースでは接し方に苦労したりと、なかなか中間管理職側の思惑通りにはいかず、一筋縄ではいかないのも事実だと思います。

理念、ビジョンを基準に接してみる

そこで一つ目の提案があります。中小企業においても、だんだん理念やビジョン等を制定するところも多くなってきています。まず、この理念や経営方針を基準に接することです。理念や方針を理解して、行動しているかどうかをよく見て話し合いをすることです。

例えば、規定時間内で成果をあげて生産性を上げようという方針を立てている企業があるとします。ある社員が、残業時間が多く、目標に対しては達成度が高いという場合です。上司は、その社員の仕事ぶりについて以前から改善するように促していましたが、なかなか残業時間が減りません。目標達成しているから問題ないだろうという姿勢で改善への取り組みは消極的です。

上司は、そのような場合には、会社の方針を盾にとって、なぜ残業の削減に取り組むのかをしっかりと説明し、相手に理解させなければいけません。当然、目標が達成できても、会社の方針と異なっているので、評価が上がらないことをはっきりと話すことです。

その事を社員に腹落ちさせの後、どうしたら会社の方針通りの事が実現できるのかを、現状の仕事のやり方で改善すべき事を話し合いをしながら、立て直すため、行動計画を修正するなどの取り組みを支援していくを目指すべきです。

本来は、組織として理念を実現するための中期的な視点でのビジョン(行動指針、戦略、人材育成方針、目指す人材像 等)をアウトプットしてまとめると、それを拠り所として、ビジョンとリンクした社員の成長に関しての話しがしやすくなります。

人事考課制度がなくとも、頻度を決めて面談を行う

二つ目は、頻度を決めて面談を行い、理念、ビジョンを含めて目標や達成計画等についての達成状況について話し合いを行ってください。人事考課システムを既に導入されている組織は既に面談を取り入れていると思います。

審査やコンサル先での面談では、経営者や役職者が年に何回か面談を実施している事をお聞きすることがあります。大体が面談の内容まで記録をとっていないので、どのように行われているのか確認できませんが、社員の現状の把握や組織内の情報の収集が主な目的で実施しているようです。

でも、面談を実施していない組織より、経営者と社員が1対1:One on Oneで話し合いをしている組織のほうが社内の雰囲気も良く、社員自体も明るいです。(これは自分が訪問している組織を観察しての話です。統計的な根拠はありません)

まず、組織としてやらないといけないのは、社員を知るということです。問題となっている社員がいるとします。上司を含めてどれだけのことを知っているのでしょうか?大抵の組織は、過去にその人と接して悪い印象を持ったままになっていませんか?面談の勧めには、そのような背景があります。

面談で知ったことから、多少見方が変わるかもしれませんし、そうでもないケースもあります。面談の実施方法の改善を地道に続けて、対象となる社員を理解し、サポートする機会を増やして相互理解が深まるよう、関係を少しでも良化できるようにして下さい。

社員が成果を上げていない、能力を発揮できていないということについて、その社員だけに原因があるという見方になりがちです。接し方、サポートの仕方や仕組み、教育訓練のプログラム 等、組織として様々な観点で改善すべきことがないのか一度振り返ることも必要です。

ただ、面談を繰り返し話し合いを続けても、会社の方針に反することを続けたり、組織をかき乱す等、なかなか変わらない人がいることも事実です。中小企業の場合は、冒頭で述べたように他の部門への異動は難しいです。その場合は降格や退職してもらうことも止むを得ないこともあります。もちろん、その決断に至るには慎重に判断しなければいけませんが。

具体的にどのような面談の方法や内容が効果的なのかは、別の機会にお伝えします。

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